Inkassoverfahren: Ablauf, Prüfung und richtige Reaktion

Außergerichtliches Inkasso kommt zuerst

Ein Gläubiger kann selbst mahnen, einen registrierten Inkassodienstleister beauftragen oder einen Rechtsanwalt einschalten. Das erste Inkassoschreiben muss gegenüber Privatpersonen nach § 13a RDG unter anderem Auftraggeber, Forderungsgrund, bei Verträgen Gegenstand und Abschlussdatum sowie eine nachvollziehbare Zins- und Kostenaufstellung nennen.

Stufe	Bedeutung	Reaktion
Rechnung/Mahnung	Gläubiger verlangt Zahlung	Vertrag, Leistung, Fälligkeit und Verzug prüfen
Inkassoschreiben	Außergerichtliche Einziehung	Hauptforderung und Nebenforderungen getrennt prüfen
Mahnbescheid	Gerichtliches Mahnverfahren ohne inhaltliche Vorprüfung	Frist und amtliches Formular beachten
Vollstreckungsbescheid	Vollstreckbarer Titel möglich	Einspruchsfrist sofort prüfen
Zwangsvollstreckung	Pfändungsmaßnahmen auf Grundlage eines Titels	Beratung und Vollstreckungsschutz prüfen

Wurde eine Rechnung bereits bezahlt, prüfen Sie gezielt Zahlungseingang, Rechnungszuordnung und verbliebene Nebenforderungen. Bei geschuldeten Kosten und Zinsen ist zusätzlich die Anrechnung nach § 367 BGB zu beachten: Eine abweichende Bestimmung kann der Gläubiger ablehnen; der Verwendungszweck allein garantiert daher keine vorrangige Tilgung der Hauptforderung.

Beruht Ihre Einwendung auf zurückgeschickter Ware, prüfen Sie den eigenen Fall mit dem Leitfaden zu Inkasso nach einer Retoure: Rückgabegrund und Versandnachweis müssen der richtigen Bestellung zugeordnet werden; bei einer Teilrückgabe kann für behaltene Ware ein Betrag offen bleiben.

Nennt das Schreiben einen verstorbenen Angehörigen, klären Sie zusätzlich, gegen wen und aus welchem persönlichen Haftungsgrund Zahlung verlangt wird. Der Ratgeber zur Inkassoantwort nach einem Todesfall trennt Briefempfang, Erbenstellung und eigene Verträge und zeigt Antworten anhand tatsächlich belegter Angaben.

Eine kurze digitale Nachricht ist zunächst von früheren vollständigen Forderungsinformationen abzugleichen. Der Ratgeber zu Inkasso per SMS oder Messenger erklärt Textform, sichere Rückfragen über unabhängig bestätigte Kontakte und den Abgleich einer ungeklärten Differenz im Gesamtbetrag.

Forderung in fünf Teilen prüfen

Behauptet der Absender einen Forderungskauf, müssen Sie Inkassoauftrag und Abtretung auseinanderhalten. Prüfen Sie dafür Nachweise, früheren Gläubiger und neuen Zahlungsempfänger, bevor Sie eine Bankverbindung umstellen.

1. Gläubiger: Ist Auftraggeber oder Forderungskäufer klar benannt?
2. Grund: Welcher Vertrag oder Vorgang soll die Forderung tragen?
3. Hauptforderung: Wurde die Leistung erbracht, richtig abgerechnet und nicht bereits bezahlt?
4. Verzug: War die Forderung fällig und befanden Sie sich im Zahlungsverzug?
5. Nebenkosten: Sind Zinszeitraum, Zinssatz, Mahn- und Inkassokosten nachvollziehbar?

Bestreiten Sie nur den streitigen Teil, wenn der Rest eindeutig berechtigt ist. Zahlen Sie mit einer eindeutigen Tilgungsbestimmung, wenn Ihre Zahlung zuerst auf die Hauptforderung angerechnet werden soll; lassen Sie die konkrete Formulierung bei größeren Beträgen prüfen.

Ratenvereinbarung nicht ungelesen unterschreiben

Vor einer Stundungs- oder Ratenzahlungsvereinbarung muss ein Inkassodienstleister nach § 13a Absatz 3 RDG auf die dadurch entstehenden Kosten hinweisen. Ein Schuldanerkenntnis kann bestehende Einwendungen erschweren. Prüfen Sie daher, ob die Vereinbarung Forderungshöhe, Zinsen, Zusatzkosten und Folgen eines Ratenausfalls transparent nennt.

Gerichtspost hat eigene Fristen

Im Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO prüft das Gericht nicht, ob die behauptete Forderung tatsächlich besteht. Wer einen Mahnbescheid erhält, muss die dort erläuterte Widerspruchsmöglichkeit und Frist beachten. Ein vorheriger Brief an das Inkassounternehmen ersetzt den gerichtlichen Widerspruch nicht.