Inkasso für Unternehmen: Forderungen rechtssicher vorbereiten
Offene B2B- und Verbraucherforderungen strukturiert verfolgen: Fälligkeit, Verzug, Zinsen, 40-Euro-Pauschale, Inkassokosten und Dienstleisterprüfung.
In diesem Artikel
Kurzantwort
Unternehmen sollten vor der Übergabe an ein Inkassobüro Vertrag, Leistung, Fälligkeit, Rechnungszugang, Mahnungen und Zahlungen dokumentieren. Erstattungsfähige Inkassokosten setzen regelmäßig eine berechtigte Forderung und Verzug voraus. Der Dienstleister muss registriert sein; die vom Schuldner ersetzbaren Inkassokosten sind gesetzlich begrenzt.
Inkasso beginnt mit einer belastbaren Forderungsakte
Ein Inkassodienstleister kann nur so gut arbeiten wie die übergebenen Informationen. Vor dem Auftrag sollten Gläubiger prüfen, ob der Anspruch entstanden und fällig ist, ob die Leistung mangelfrei erbracht wurde, ob Einwendungen vorliegen und welche Zahlungen bereits eingegangen sind. Bei Verbrauchern sind zusätzlich Informationspflichten und mögliche Widerrufs- oder Gewährleistungsfragen zu beachten.
| Unterlage | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Vertrag oder Bestellung | Belegt Parteien, Leistung, Preis und Bedingungen |
| Leistungsnachweis | Zeigt Lieferung, Abnahme oder Leistungserbringung |
| Rechnung und Fälligkeit | Bestimmt, wann Zahlung verlangt werden konnte |
| Mahnung und Zugangsnachweis | Kann für den Eintritt des Verzugs entscheidend sein |
| Zahlungsübersicht | Verhindert falsche Restbeträge und Doppelforderungen |
| Schriftverkehr | Dokumentiert Einwendungen, Zusagen und Verhandlungen |
Wann kommt der Schuldner in Verzug?
Nach § 286 BGB tritt Verzug grundsätzlich nach Fälligkeit und Mahnung ein. Das Gesetz kennt Ausnahmen, etwa wenn für die Leistung eine kalendermäßig bestimmte Zeit vereinbart ist oder der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert. Bei Entgeltforderungen kann Verzug außerdem spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung eintreten; gegenüber Verbrauchern gilt dies nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist.
Ohne Verzug lassen sich Rechtsverfolgungskosten nicht einfach als Verzugsschaden auf den Schuldner abwälzen. Dokumentieren Sie deshalb Fälligkeit, Rechnungszugang und Mahnung, statt nur den offenen Saldo zu übermitteln.
Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale
§ 288 BGB unterscheidet nach den beteiligten Parteien. Der gesetzliche Verzugszinssatz beträgt grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, sind es neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Ist der Schuldner einer Entgeltforderung kein Verbraucher, kann zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro entstehen. Sie wird auf geschuldeten Schadensersatz angerechnet, soweit dieser aus Rechtsverfolgungskosten besteht. Die Pauschale darf daher nicht unbesehen zusätzlich zu denselben Inkasso- oder Anwaltskosten verlangt werden.
Was vom Schuldner als Inkassokosten verlangt werden kann
Welche Vergütung Sie mit einem Dienstleister vereinbaren, ist von der Frage zu trennen, welchen Betrag der Schuldner ersetzen muss. Nach § 13e RDG kann der Gläubiger Inkassokosten als Schaden nur bis zur Höhe der Vergütung ersetzt verlangen, die einem Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz zustehen würde. Auch innerhalb dieser Grenze müssen die allgemeinen Voraussetzungen eines Schadensersatzanspruchs vorliegen.
Bei einfachen, unbestrittenen Forderungen können besondere reduzierte Gebührensätze gelten. Pauschale Aussagen wie „alle Inkassokosten zahlt immer der Schuldner“ sind deshalb unzutreffend.
Registrierung und Auftrag prüfen
- Suchen Sie den vollständigen Namen des Dienstleisters im Rechtsdienstleistungsregister des Bundesamts für Justiz.
- Vergleichen Sie Registrierung, Anschrift und zuständige Aufsichtsbehörde.
- Klären Sie Vergütungsmodell, Mindestlaufzeit, Kündigung und Kosten bei Erfolglosigkeit.
- Legen Sie fest, ob Ratenvereinbarungen oder Vergleiche Ihrer vorherigen Zustimmung bedürfen.
- Regeln Sie Datenschutz, Datenübermittlung, Rückgabe von Unterlagen und Reporting.
Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren oder Klage?
Ist die Forderung unbestritten und die Anschrift bekannt, kann ein außergerichtlicher Einzug oder anschließend ein gerichtliches Mahnverfahren effizient sein. Bestreitet der Schuldner Anspruch oder Leistung substanziiert, führt ein Mahnverfahren nicht zu einer inhaltlichen Prüfung; dann kann eine rechtliche Bewertung vor einer Klage sinnvoller sein. Beachten Sie außerdem die Verjährung: Die bloße Beauftragung eines Inkassobüros hemmt sie nicht automatisch.
Datensparsam übergeben
Übermitteln Sie nur Daten und Unterlagen, die für Prüfung und Durchsetzung erforderlich sind. Prüfen Sie Rechtsgrundlage, Aufbewahrung und Berechtigungskonzepte. Besonders sensible oder für die Forderung irrelevante Informationen gehören nicht pauschal in eine Inkassoakte.
Häufige Fragen
Muss vor Inkasso immer gemahnt werden?
Nicht in jedem Fall. § 286 BGB nennt mehrere Ausnahmen von der Mahnung. Für eine saubere Akte sollten Fälligkeit und der konkrete Verzugsgrund aber eindeutig dokumentiert sein.
Darf ein Unternehmen immer 40 Euro verlangen?
Nein. Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB betrifft Entgeltforderungen im Verzug, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Außerdem wird sie auf bestimmte Rechtsverfolgungskosten angerechnet.
Sind alle vereinbarten Inkassokosten vom Schuldner zu ersetzen?
Nein. § 13e RDG begrenzt den als Schaden ersetzbaren Betrag; zusätzlich müssen die Voraussetzungen für Schadensersatz erfüllt sein. Die eigene Vergütungsvereinbarung kann davon abweichen.
Offizielle Quellen und Rechtsgrundlagen
Zuletzt fachlich geprüft am 25.09.2026.