Arzttermin verpasst? Ausfallhonorar und Rechnung prüfen

Was genau stellt die Praxis in Rechnung?

Dieser Leitfaden behandelt Zahlungsforderungen nach einem ausgefallenen ambulanten Behandlungstermin in Deutschland. Prüfen Sie zuerst den Absender, das Termindatum und die einzelne Rechnungsposition. Eine Rechnung kann eine tatsächlich erbrachte Behandlung und einen später ausgefallenen Termin enthalten. Ordnen Sie beide Positionen getrennt zu. § 630a BGB

Was verlangt wird	Was Sie zuerst prüfen
Vergütung für eine erbrachte Behandlung	Datum, abgerechnete Leistung und Zahlungspflicht der vertraglich zuständigen Person oder Stelle.
Vergütung für einen ausgefallenen Termin	Behandlungsvertrag, Terminverbindlichkeit, Leistungsfähigkeit der Praxis und Abzüge.
Pauschale oder konkreter Schadensersatz	Wortlaut der Regelung, Einbeziehung, Anspruchsvoraussetzungen und nachvollziehbare Höhe.
Mahnkosten oder Inkassokosten	Hauptforderung, Zahlungsfälligkeit, Verzug und jede Nebenposition einzeln.

Bitten Sie die Praxis, die Grundlage ausdrücklich zu benennen. Die Bezeichnung „Ausfallhonorar“ auf der Rechnung kann verschiedene Ansprüche meinen. Eine fortbestehende Vergütung und Schadensersatz wegen einer Pflichtverletzung haben unterschiedliche Voraussetzungen. § 615 BGB · § 280 BGB

Wie verbindlich war der einzelne Termin?

Über § 630b kann das Dienstvertragsrecht auch für Behandlungsverträge gelten. Ist die Annahme der geschuldeten Behandlung in Verzug geraten, kann die vereinbarte Vergütung nach § 615 Satz 1 für die dadurch ausgefallene Leistung fortbestehen. Der BGH hat das grundsätzlich auch für gesetzlich Versicherte anerkannt. Das Warten auf den ausgefallenen Termin war nach seiner Begründung keine von der gesetzlichen Krankenversicherung zu vergütende Behandlung. § 630b BGB · § 615 BGB · BGH III ZR 78/21, Rn. 24–26

Der Ausgangspunkt ist die Nichtannahme einer geschuldeten, angebotenen Leistung. Ein tatsächliches Angebot ist grundsätzlich erforderlich. Unter den Voraussetzungen des § 296 kann ein Angebot entbehrlich sein, wenn der Patient eine kalendermäßig bestimmte Mitwirkung wie das Erscheinen unterlässt. Der BGH verlangt dafür eine Einzelfallprüfung. Wie die Praxis Termine organisiert, welche Interessen beide Seiten haben und ob die feste Reservierung für den Patienten erkennbar war, kann den Ausschlag geben. Eine Uhrzeit in der Bestätigung ist ein Beleg, dessen Bedeutung sich aus den konkreten Umständen ergibt. § 293 BGB · § 294 BGB · § 296 BGB · BGH, Rn. 27–29

Die Praxis muss zum maßgeblichen Zeitpunkt zur Behandlung imstande gewesen sein. Im BGH-Fall waren zwei Ergotherapietermine im März 2020 zwar verbindlich, die Praxis durfte unter der damals geltenden nordrhein-westfälischen Verordnung in der konkreten Situation aber nicht behandeln. Das Gericht wies die Zahlungsklage ab und ließ die weitere Inhaltskontrolle der Pauschale offen. Für einen heutigen Termin kommt es auf die tatsächliche und rechtliche Möglichkeit der Praxis zum vereinbarten Zeitpunkt an. § 297 BGB · BGH, Rn. 16 und 31–35

Sichern Sie die ursprüngliche Bestätigung und den Wortlaut der Absage oder Verlegung. Hat die Praxis einer Terminänderung zugestimmt, halten Sie die Bestätigung fest und prüfen Sie, was mit dem ursprünglichen Termin und einer etwaigen Gebühr vereinbart wurde. Die Absage eines Einzeltermins lässt eine laufende Behandlung häufig bestehen. Eine vor dem Termin wirksame Kündigung beendet das Vertragsverhältnis für die Zukunft und kann bei Vertrauensdiensten nach § 627 in Betracht kommen. Ob eine Nachricht beides oder nur eine Umbuchung erklärte, ergibt sich aus ihrem Inhalt und den Umständen. § 627 BGB · BGH, Rn. 25 und 30

Absagefrist und Pauschale im Wortlaut prüfen

Fordern Sie die Fassung der Bedingungen an, die bei Vertragsschluss gelten sollte. Prüfen Sie, wann die Praxis darauf hingewiesen hat, ob Sie den Text einsehen konnten und ob Sie seiner Geltung zugestimmt haben. Bei einer vorformulierten Regelung kommt es auch darauf an, ob Auslöser und wirtschaftliche Folgen klar erkennbar sind. Eine spätere Rechnung allein belegt die Einbeziehung der Bedingungen nicht. § 305 BGB · § 307 BGB

Lesen Sie den Auslöser genau. Erfasst die Regel die kurzfristige Absage, das Fernbleiben oder beides? Wie wird die Frist berechnet und wie sollte die Nachricht die Praxis erreichen? Prüfen Sie Betrag, Rechenweg und den vereinbarten Kontaktkanal. Die 24 Stunden im BGH-Fall stammen aus dem konkreten Formular und lassen sich nicht als allgemeine gesetzliche Frist übernehmen. BGH, Rn. 2, 22–23 und 35

Für pauschalierten Schadensersatz in AGB gilt § 309 Nr. 5. Die Pauschale darf den gewöhnlich zu erwartenden Schaden nicht übersteigen. Der Nachweis, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist, muss ausdrücklich erlaubt sein. Ob diese Regel oder die Prüfung einer Vergütungsabrede einschlägig ist, hängt vom Inhalt der Klausel ab. Bei einem konkreten Schadensersatzanspruch sind unter anderem Pflichtverletzung, Vertretenmüssen und der dadurch entstandene Schaden zu prüfen. Entgangener Gewinn setzt eine nachvollziehbare Gewinnerwartung voraus. § 309 Nr. 5 BGB · § 280 BGB · § 252 BGB

Ersparnis und Ersatzbelegung nachvollziehen

Fragen Sie, welcher Betrag für die ausgefallene Behandlung vereinbart war, welche Kosten durch den Ausfall entfielen und ob die frei gewordene Zeit anderweitig vergütet genutzt wurde. § 615 Satz 2 verlangt die Anrechnung der Ersparnis und des Erwerbs durch andere Verwendung der Dienste. Auch böswillig unterlassener anderweitiger Erwerb kann anzurechnen sein. Ein freier Termin und eine behauptete Ersatzbelegung sind jeweils Tatsachenfragen. Fragen Sie nach Beträgen und Zeitbezug, ohne Namen anderer Patienten zu verlangen. § 615 Satz 2 BGB

Im folgenden fiktiven Fall ist ein Anspruch aus § 615 für genau einen Termin dem Grunde nach geklärt. Die Praxis hat zunächst 120 Euro als ungekürzte vereinbarte Vergütung verlangt. Sie bestätigt 18 Euro tatsächlich ersparte variable Kosten und 47 Euro zusätzlich erworbenen, anrechenbaren Betrag aus anderweitiger Verwendung des Zeitfensters. Die beiden Abzüge überschneiden sich im Modell nicht. Weitere Abzüge, Gebühren, Zinsen und frühere Zahlungen gibt es hier nicht.

Position	Im Beispiel
Vereinbarte Ausgangsvergütung	120 Euro
Ersparte variable Kosten	−18 Euro
Anrechenbarer anderweitiger Erwerb	−47 Euro
Korrigierter offener Betrag	120 − 18 − 47 = 55 Euro

Die Praxis korrigiert die unbezahlte Rechnung auf 55 Euro. Die Differenz von 65 Euro war nie bezahlt und fließt daher nicht aufs Konto. Die Zahlen sind Beispielwerte für eine Vergütungsabrechnung. Die Rechnung liefert weder einen allgemeinen Tarif noch einen Anspruch auf die in einem anderen Fall verlangte Pauschale.

Wie Sie auf die Forderung reagieren können

1. Ordnen Sie die Rechnung dem konkreten Termin zu. Sichern Sie Buchungsbestätigung, Vertragsbedingungen, Absage mit Uhrzeit und Empfangsbestätigung.
2. Bitten Sie um die Anspruchsgrundlage, den bei Vertragsschluss verwendeten Wortlaut und eine Rechnung, die den konkreten Betrag erklärt.
3. Benennen Sie konkrete Einwendungen schriftlich, etwa eine bestätigte Verschiebung, den abweichenden Klauselwortlaut oder fehlende Abzüge. Halten Sie fest, welcher Teil der Rechnung streitig ist.
4. Notieren Sie Zahlungsfrist und Absender. Eine Bitte um Aufschlüsselung verschiebt eine wirksame Fälligkeit nicht automatisch. Lassen Sie sich eine vereinbarte Friständerung ausdrücklich bestätigen.

Eine sachliche Anfrage kann so lauten. „Bitte nennen Sie mir zu Rechnung [Nummer] die Grundlage für die Forderung zum Termin am [Datum]. Senden Sie mir bitte die damals vereinbarte Fassung der Bedingungen und die Berechnung, einschließlich berücksichtigter Ersparnisse oder anderweitiger Nutzung. [Konkreten Einwand und vorhandenen Beleg einfügen.]“

Bei einer Mahnung oder einem Inkassobrief prüfen Sie zunächst, ob die Hauptforderung besteht und wann gegebenenfalls Zahlungsverzug eintrat. Der Ausfall des Termins und der Verzug mit einer Geldforderung sind verschiedene Vorgänge. Die Aufschlüsselung von Zinsen, Gebühren und Auslagen erläutert der Leitfaden zu Inkassokosten. § 286 BGB

Kommt Post vom Mahngericht, nehmen Sie das Zustelldatum und die Aufforderung zur Reaktion innerhalb von zwei Wochen aus dem Bescheid auf. Das Gericht hat den Anspruch bei Erlass noch nicht inhaltlich geprüft. Ein Widerspruch ist gegenüber dem Mahngericht zu erheben und kann auch einen Teilbetrag betreffen. Der Leitfaden zum gerichtlichen Mahnbescheid erklärt Frist und Einreichung. § 692 ZPO · § 694 ZPO

Die geklärte Zahlung im Monatsbudget erfassen

Im Modell zahlt die Person die 55 Euro im Rechnungsmonat. Sie hat 2.180 Euro Nettoeinnahmen, 1.630 Euro laufende Kosten, 245 Euro bestehende Kreditraten und eine gewünschte Reserve von 200 Euro. Die einmalige Zahlung kommt zu den laufenden Kosten hinzu. Die taggenaue Deckung ist im Modell gesichert.

Vor der Zahlung bleiben 2.180 − 1.630 − 245 = 305 Euro vor Reserve und 105 Euro nach Reserve. Mit der Zahlung steigen die Monatskosten auf 1.685 Euro. Dann bleiben 2.180 − 1.685 − 245 = 250 Euro vor Reserve und 50 Euro nach Reserve. Im Haushaltscheck sind daher 2.180 Euro Einkommen, 1.685 Euro Kosten, 245 Euro bestehende Raten, 0 Euro neue Rate und 200 Euro Reserve einzutragen.

Solange die Rechnung ungeklärt ist, können Sie die verlangten 120 Euro für Ihre Planung vorsorglich reservieren. In diesem Szenario fehlen im selben Modell 15 Euro zur gewünschten Reserve. Tragen Sie den tatsächlich gezahlten Betrag im Zahlungsmonat ein und führen Sie eine vorübergehend zurückgelegte Summe getrennt. Der Haushaltscheck beurteilt die verfügbaren Mittel. Ob die Forderung besteht, richtet sich nach den vorstehenden Unterlagen und Anspruchsvoraussetzungen.